Gabriela Sales

Você sabe realmente o que é gestão de documentos? Se a sua resposta envolve apenas “guardar papéis”, é hora de atualizar o olhar. Esse foi o ponto de partida da mesa temática “Boas Práticas de Gestão de Documentos – Reflexões para um Novo Olhar”, realizada no 4º Encontro de Fundações de Apoio do Sudeste (Enfasud), na Escola de Engenharia da UFMG, em Belo Horizonte, com a participação de especialistas que debateram o papel estratégico da gestão documental nas instituições públicas e privadas.

O debate, mediado pela supervisora de Arquivo da Fundação de apoio à Fiocruz (Fiotec), teve a participação da coordenadora do curso de Arquivologia da UFMG, professora Mariana Batista, Supervisora do Serviço de Documentação da Fundação de Desenvolvimento da Unicamp (Funcamp), Liane Carolina Chaves, e da coordenadora de Gestão de Documentos da Fundep, Flavia Andrade.

A professora Mariana Batista reforçou que gestão documental não é apenas armazenar documentos, é garantir autenticidade, integridade, segurança, acessibilidade e destinação correta das informações, independentemente do suporte: físico ou digital. “O que não se mede, não se gerencia. Mas nem tudo o que importa pode ser medido. Por isso, é essencial repensar os métodos que estamos aplicando hoje”, provocou.

Ela lembrou que, embora a produção de documentos já seja majoritariamente digital, as instituições continuam vulneráveis: ainda se imprimem documentos por desconfiança nos sistemas, acumulam arquivos digitais sem organização e mantêm práticas baseadas em modelos ultrapassados. “Estamos aplicando soluções do século XX aos desafios do século XXI”, alertou.

DA TEORIA À PRÁTICA: DESAFIOS E CAMINHOS

Segundo Mariana Batista, a teoria sobre gestão documental é sólida, com normas e metodologias bem estabelecidas — como o Índice de Maturidade de Gestão de Documentos, criado pelo Arquivo Nacional. No entanto, a prática ainda encontra barreiras como a falta de recursos, o pouco apoio institucional e a resistência cultural. “A gestão ultrapassa o setor de arquivos. Ela precisa estar integrada a todas as áreas da instituição”, destacou.

A ausência de uma gestão eficaz não apenas compromete o acesso à informação como representa um risco invisível. “Navegamos em um mar de dados sem bússola. A pergunta não é mais qual o impacto de não ter gestão documental — isso já sabemos. Agora, precisamos entender qual o impacto positivo que podemos alcançar com ela”.

FUNDEP: DA DIGITALIZAÇÃO FORÇADA À IA NA ROTINA

O painel também contou com a participação da historiadora Flávia Andrade, coordenadora de Gestão Documental da Fundep, que apresentou a transformação da fundação a partir da pandemia. Com a necessidade de operar em home office, a instituição foi obrigada a repensar seu modelo de funcionamento — e a gestão documental ganhou protagonismo.

Em quatro anos, a Fundep estruturou uma equipe especializada, definiu políticas, integrou setores como TI e compliance, aplicou inteligência artificial no tratamento de acervos acumulados há 50 anos e passou a usar a gestão da informação como apoio à tomada de decisões. “Hoje, 95% dos documentos da UFMG já nascem digitais. A preservação e o acesso se tornaram pilares da sustentabilidade da informação”, explicou.

PRESERVAR É RESISTIR: INFORMAÇÃO COMO ATIVO ESTRATÉGICO

Liane Chaves, da Fundação de Desenvolvimento da Unicamp (Fumpcap), reforçou o papel da gestão documental na transparência, sustentabilidade e continuidade administrativa. Com uma equipe de 12 pessoas, o setor atua desde o protocolo até a digitalização e arquivamento de documentos, sempre atento à autenticidade e confiabilidade das informações.

Ao final do painel, ficou claro que o futuro da gestão documental não está apenas na tecnologia, mas na formação de pessoas capacitadas, com visão interdisciplinar, que compreendam a importância estratégica dos documentos como ativos institucionais.

SOBRE O ENFASUD

O 4º Encontro de Fundações de Apoio do Sudeste (Enfasud), realizado nos dias 29 e 30 de maio, em Belo Horizonte, tem como propósito fortalecer a articulação entre as fundações de apoio das instituições de ensino e pesquisa da região Sudeste, promovendo o compartilhamento de experiências, desafios e soluções inovadoras. Com uma programação diversificada, o encontro promove palestras, mesas temáticas e espaços de networking para gestores e colaboradores das fundações. No mesmo ano em que completa 50 anos de atuação, a Fundação de Apoio da UFMG (Fundep) assume a realização do evento, em parceria com o Conselho Nacional das Fundações de Apoio às Instituições de Ensino Superior e de Pesquisa Científica e Tecnológica (Confies).